Die Zukunft des Recruitings ist kompetenzbasiert. Recruiter, die die Kompetenzen von Bewerber*innen in den Mittelpunkt stellen, treffen effizientere, erfolgreichere und nachhaltigere Personalentscheidungen. Wir erklären Ihnen, was kompetenzbasiertes Recruiting ist und wie es funktioniert.

In einer von Digitalisierung, Globalisierung und Dekarbonisierung geprägten Arbeitswelt, ist es nicht mehr nur das Wissen, das Menschen erfolgreich macht. Um mit der immer schneller und komplexer werdenden Welt mithalten zu können, kommt es in erster Linie auf Kompetenzen an. Also die Fähigkeit, vorhandenes und heute leicht beschaffbares Wissen zielgerichtet anzuwenden. Das belegen immer mehr Untersuchungen und Studien.

Zugleich wird immer mehr Organisationen klar: Formale Qualifikationen sagen kaum etwas über die Kompetenzen aus, die Menschen besitzen. Denn die Bildung in Deutschland ist vor allem auf die Wissensvermittlung ausgerichtet. Es reicht also längst nicht aus, Abschlüsse und Zertifikate zu vergleichen. Stattdessen müssen die Skills von Bewerberinnen und Bewerbern ergründet und bewertet werden.

Was ist kompetenzbasiertes Recruiting?

Beim kompetenzbasierten Recruiting – auch als Skill-based Hiring oder Skills-first-Ansatz bekannt – wird der Fokus innerhalb des Auswahlprozesses auf die Fähigkeiten von Bewerber*innen gelegt. Ziel ist es, exakt die Person zu identifizieren, die sich mit ihrem Kompetenzprofil am besten für eine bestimmte Rolle oder Stelle eignet. Getreu dem KODE® Motto: Jeder an seinem Platz.

Damit unterscheidet sich das kompetenzbasierte Recruiting deutlich von klassischen Auswahlprozessen, die primär Qualifikationsnachweise wie Zeugnisse und Urkunden zur Grundlage nehmen. Bewerber*innen werden danach bewertet, welche Ausbildung sie besitzen oder bei welchen Organisationen sie zuvor beschäftigt waren. Nicht ihr Kompetenzprofil, sondern ihr Lebenslauf hat Priorität.

In vielen Unternehmen, Behörden und Institutionen werden Kandidatinnen und Kandidaten nach wie vor nach „Papierlage“ beurteilt: Wer vermittelt anhand der eingereichten Unterlagen den besten Eindruck? Wer bringt die meisten und höchsten Qualifikationen mit? Der Blick wird nach hinten gerichtet: Welche Bildung wurde erworben, welche Erfahrungen hat die Person gesammelt.

Beim Skill-based Hiring wird der Blick hingegen nach vorne gerichtet: Welche Fähigkeiten bringt der Arbeitnehmer mit, um jetzige sowie zukünftige Probleme und Herausforderungen zu meistern?

Warum ist kompetenzbasiertes Recruiting wichtig?

Beim kompetenzbasierten Recruiting geht es darum, die Person einzustellen, die tatsächlich die besten Erfolgsaussichten auf der zu besetzenden Stelle besitzt. Ehrlicherweise war das noch nie zwangsläufig die Person mit dem besten Hochschulabschluss oder klangvollsten Titel.

Fachwissen ist nur eine Dimension, die für den Erfolg im Job relevant ist. Wenngleich eine unverzichtbare. Mindestens genau so wichtig sind die Kompetenzen – auch Soft Skills genannt. Also die zwischenmenschlichen Fähigkeiten, mit denen wir unsere Arbeit Tag für Tag meistern. Dazu zählen Fähigkeiten wie Disziplin, Anpassungsfähigkeit, Kommunikation, Teamfähigkeit und Problemlösungsfähigkeit.

Kompetenzen unterscheiden sich von Bildung

Abschluss und Kompetenz dürfen nicht verwechselt werden. Ob in der Schule, während der Berufsausbildung oder beim akademischen Studium – der absolute Schwerpunkt liegt hierzulande jeweils auf der Vermittlung von Wissen. Für die Entwicklung personaler, methodischer, sozialer oder kommunikativer Kompetenzen bleibt kaum Zeit. Dabei kommt es auf genau diese Soft Skills stärker an den je.

Nur weil eine Person ein mehrjähriges Studium abgeschlossen hat, heißt das nicht, dass er Führungskompetenzen mitbringt. Kompetenzen unterscheiden sich von Bildung genauso wie Intelligenz. Sie sollten die Bedarfsanalyse deshalb gleichzeitig zum Anlass nehmen, um die formalen Anforderungen der Stelle an die Bewerber*innen zu hinterfragen.

Ist der geforderte Bildungsgrad noch oder überhaupt angemessen? Oder sind die Bildungsanforderungen in Wirklichkeit übertrieben und damit ein Hindernis auf unserem mittlerweile stark angespannten Personalmarkt? Gleiches gilt übrigens für die ohnehin häufig aus rein quantitativer Sicht betrachtete Berufserfahrung.

Waren Kompetenzen in Führungspositionen schon immer unabdingbar, hat die immer dynamischer werdende Arbeitswelt dazu geführt, dass Kompetenzen heute in zahlreichen Berufen der Schlüssel für erfolgreiche Arbeit sind. Ganz unabhängig von der Branche.

Vorteile des kompetenzbasierten Recruitings

Arbeitgeber, die kompetenzbasiertes Recruiting zur Norm machen, profitieren von einer Vielzahl evidenter Vorteile.

Erweiterung des Kandidatenpools

Indem Personen nicht von vorneherein durch Qualifikationsanforderungen ausgeschlossen werden, vergrößern Sie die Anzahl potenzieller Bewerber*innen. Das ist gerade in Zeiten des Personalmangels eine große Chance, um geeignete Beschäftigte zu finden, die ansonsten durch das Raster gefallen wären. Viele formale Anforderungen stellen unnötige Hürden da, die die Personalgewinnung ohne Not erschweren.

Präzisere Bewerberauswahl und Vermeidung teurer Fehlentscheidungen

Durch die Fokussierung auf die benötigten Kompetenzen ermöglicht das kompetenzbasierte Recruiting eine präzisere Auswahl von Kandidat*innen. Anstatt sich ausschließlich auf formale Ausbildung oder vergangene Berufserfahrung zu verlassen, können Sie Menschen basierend auf ihren spezifischen Fähigkeiten und Erfahrungen bewerten, die für die erfolgreiche Bewältigung der Arbeitsaufgaben erforderlich sind. So werden teure Fehlentscheidungen, die in der Regel ein neues Einstellungsverfahren erfordern, vermieden.

Höhere Produktivität

Mitarbeitende, die die notwendigen Kompetenzen mitbringen, haben ein besseres Verständnis von ihrem (neuen) Aufgabenbereich. Sie sind vom ersten Tag an einsatzfähig und lassen sich schnell einarbeiten. Im späteren Arbeitsalltag sind sie produktiver, weil ihre Fähigkeiten mit den Stellenanforderungen übereinstimmen. Ihre Bemühungen führen zu einer höheren Leistungsfähigkeit.

Förderung von Vielfalt und Inklusion

Indem kompetenzbasiertes Recruiting den Blick auf die Fähigkeiten der Bewerber*innen lenkt, trägt es dazu bei, Vorurteile zu reduzieren. So lassen sich vielfältige Teams und Belegschaften aufbauen, die unterschiedliche Erfahrungen, Perspektiven und Hintergründe mitbringen. Das führt dazu, dass sich Teams in ihren Kenntnissen und Kompetenzen ergänzen, solidere Entscheidungen treffen und schnellere Lösungen finden.

Mehr Loyalität, weniger Fluktuation

Je besser ein*e Bewerber*in auf eine Position passt, desto länger wird die Person diese Position bekleiden. Mitarbeitende können sich gemäß ihren Fähigkeiten entfalten und tragen überproportional zum Unternehmenserfolg bei. „Passende“ Bewerber*innen teilen deutlich häufiger dieselben Werte, die Ihre Unternehmenskultur ausmachen.

Das Ergebnis sind eine geringe Fluktuation und weniger Fehlzeiten. Die Work-Life-Balance verliert an Bedeutung, weil der Job zum Beispiel als sinnstiftend, erfüllend und wertschätzend wahrgenommen wird. Dadurch steigern Sie ganz nebenbei die Attraktivität Ihrer Arbeitgebermarke.

Wie funktioniert kompetenzbasiertes Recruiting?

Kompetenzbasiertes Recruiting ist kein kurzlebiger Trend, sondern die Norm der Zukunft. Nur Recruiter, die die Priorität auf die Kompetenzen von Bewerbern und Mitarbeitern legen, werden langfristig zur Wettbewerbsfähigkeit ihres Unternehmens beitragen.

Mit der folgenden Methode gelingt es Ihnen, die Fähigkeiten und Kenntnisse von Kandidat*innen systematisch zu identifizieren und ihre Auswahlentscheidungen darauf zu stützen.

1. Stellenanforderungen analysieren und definieren

Um kompetenzbasiertes Recruiting betreiben zu können, müssen Sie zunächst die Kompetenzen analysieren und benennen, die für den Erfolg in der Rolle notwendig sind. Viele Unternehmen besitzen Job-Profile, in denen die Aufgaben und Verantwortlichkeiten einer Stelle definiert sind. Die Anforderungen an Stelleninhaber*innen beschränken sich häufig jedoch auf den formalen Bildungsabschluss. Kompetenzanforderungen fehlen meist.

Kompetenzanforderungen im Team analysieren

Wir empfehlen, die wichtigsten Kompetenzen und Werte für eine Stelle im Team zu definieren. Daran sollten sowohl der Vorgesetzte, der die Verantwortung für die betroffene Position trägt, als auch aktuelle Stelleninhaber*innen beteiligt sein. Sie wissen am besten, welche Hard und Soft Skills notwendig sind, um die täglichen Aufgaben zielführend erledigen zu können. Die Frage lautet: Welche Fähigkeiten müssen Bewerber*innen mitbringen, um die Aufgaben erfolgreich erledigen zu können?

Andere Stellen und Abteilungen, die eine signifikante Schnittmenge mit der zu analysierenden Position aufweisen, können beratend hinzugezogen werden. Ihre „Außenwahrnehmung“ kann wertvolle Impulse bieten.

Maximal 8 bis 10 Kompetenzen pro Stelle

Indem Sie mehr auf Kompetenzen statt auf Zeugnisse und Erfahrungen fokussieren, kommen plötzlich ganz neue Personengruppen für eine Stelle in Frage. Quereinsteiger zum Beispiel, die einen Job genauso gut oder sogar besser erledigen können. Besser vielleicht als der über Jahrzehnte gesetzte Akademiker, der zwar fachlich gesehen ideal geeignet ist, aber wegen fehlender Führungskompetenz trotzdem nie die Erfolge erreicht hat, die Sie sich gewünscht hätten.

Konzentrieren Sie sich bei der Auswahl der notwendigen Kompetenzen auf jene Fähigkeiten, die für die Stelle spezifisch und wirklich notwendig sind. Begehen Sie nicht den Fehler Skills in das Anforderungsprofil aufzunehmen, die Sie sich von einer Bewerberin oder einem Bewerber wünschen würden, aber eigentlich nice to have sind und damit einer Überqualifizierung gleichkommen. Beschränken Sie sich auf acht bis zehn wirklich relevante Skills.

Je mehr Kompetenzen Sie auswählen, desto hilfreicher ist es, diese zusätzlich zu gewichten und zu gruppieren. Welche Kompetenzen muss die Person direkt mitbringen, um zukünftige Herausforderungen zu meistern? Welche Skills lassen sich auch später noch entwickeln?

Kompetenzausprägung festlegen

Bei KODE® und KODE®X können Sie außerdem einen Sollkorridor für jede Kompetenz festlegen. Damit definieren Sie, wie stark eine Kompetenz ausgeprägt sein sollte. Auch das hilft dabei zu vermeiden, dass Sie unnötig hohe Anforderungen an Kandidat*innen stellen und sich dadurch Ihre Recruiting-Chancen auf dem Arbeitsmarkt verschlechtern.

Übrigens: Da sich Prozesse und Anforderungen immer wieder ändern, ist es wichtig regelmäßig zu hinterfragen, ob die einmal definierten Schlüsselkompetenzen für eine Stelle noch aktuell sind.

2. Kompetenzbasierte Stellenanzeigen erstellen

Veraltetes, bildungszentriertes Recruiting, lässt sich meist schon an der Stellenanzeige erkennen. Kompetenzbasiertes Recruiting auch. Die Stellenanzeige ist in der Regel der erste Touchpoint eines potenziellen Bewerbers mit Ihrem Unternehmen. Nutzen Sie die Chance und machen Sie schon in Ihrer Anzeige deutlich, was Ihnen wichtig ist. Ganz gleich, ob Sie mit klassischen Stellenangeboten auf Job-Portalen werben oder mit kreativen Creatives im Rahmen von modernen PPC-Kampagnen.

Statt mit Abschlüssen und Qualifikationen hohe Bewerbungshürden zu schaffen, kommunizieren Sie in erster Linie die erforderlichen Softskills. Dadurch ermutigen Sie eine größere Gruppe an potenziell qualifizierten Kandidat*innen, sich bei Ihnen zu bewerben. Darunter auch solche, die ihre Fähigkeiten auf nicht-traditionellen Wegen erworben haben.

3. Auswahlprozess mit zielgerichteten Jobs-Interviews

Nachdem Sie wissen, welche Kompetenzen jemand mitbringen sollte, um als Idealbesetzung zu gelten, können Sie mit dem Auswahlprozess starten. Hier werden die im ersten Schritt definierten Bedürfnisse des Unternehmens mit den Fähigkeiten der Kandidatinnen und Kandidaten abgeglichen.

Um die Kompetenzausprägung der Bewerber*innen einschätzen zu können, müssen im Gespräch gezielte Fragen gestellt werden. KODE®X ermöglicht es Ihnen, Sollprofile mit den Kompetenzen anzulegen, die Sie im ersten Schritt als relevant und notwendige für die Stelle identifiziert haben. Die Software beinhaltet bereits eine Vielzahl an Meta-Kompetenzsollprofilen (z. B. „Vertriebs- und Verhandlungskompetenz“), die es Ihnen leichter machten.

Das Modul KODE® Interview wurde speziell für die Bewerbungsgespräche entwickelt. Es enthält zu jeder Kompetenz eine Vielzahl an meist verhaltens- und situationsorientierten Fragen, mit denen Sie herausfinden, wie sich die Person in bestimmten Arbeitssituationen verhalten würde. Aus der Antwort lässt sich die jeweilige Kompetenzausprägung ableiten. Sie können sich im Vorfeld für jede Stelle oder sogar jede*n Bewerber*in einen individuellen Interview-Leitfaden zusammenstellen.

Sie schätzen die Antwort Ihres Gegenübers auf einer vorgegebenen Skala ein. Daraus ermittelt die KODE® Software die jeweilige Kompetenzausprägung und stellt diese im Kompetenzprofil grafisch dar. Diese Darstellung erleichtert den schnellen Vergleich verschiedener Bewerber*innen.

Übrigens muss sich der Bewerbungsprozess nicht auf Vorstellungsgespräche beschränken. Assessment Center sind seit jeher eine gute Möglichkeit, um die Kompetenzen und Talente von Bewerbern in praktischen Aufgaben, Übungen und Simulationen zu entdecken. Sie werden vor allem in Bewerbungsprozessen eingesetzt, in denen (zukünftige) Führungskräfte gefunden werden sollen.

4. Kompetenzlücken identifizieren und schließen

Aufgabe der Recruiter ist es nach den Vorstellungsgesprächen die Kompetenzlücken der Kandidat*innen zu analysieren. Klar ist, dass wohl kaum ein Bewerber exakt die definierten Kompetenzausprägungen mitbringt. Das ist aber auch gar nicht notwendig. Denn Kompetenzen lassen sich „on the job“ wunderbar trainieren und entwickeln. So können fehlende oder schwach ausgeprägte Kompetenzen durch individuelle Entwicklungsmaßnahmen erworben und ausgebaut werden.

Personalentwicklung ist selbst dann unverzichtbar, wenn ein Bewerber perfekt auf das Sollprofil passt. Schließlich verändern sich Aufgaben und Anforderungen heute schneller denn je. Insofern sind auch die notwendigen Kompetenzen nicht in Stein gemeißelt, sondern einer Dynamik unterworfen, die die Strategie zur Personalentwicklung widerspiegeln muss.

Fazit: Personalbedarf mit passenden Talenten decken

Kompetenzbasiertes Recruiting ist ein unverzichtbarer Bestandteil einer richtungsweisenden und zeitgemäßen HR-Strategie. Es ermöglicht die Auswahl von Bewerbern und die Identifizierung von Talenten auf Grundlage objektiver Kriterien. Gleichzeitig ermöglicht es strukturierte und standardisierte Vorstellungsgespräche, die die Vergleichbarkeit von Bewerber*innen erhöhen.

Um mit kompetenzbasiertem Recruiting passende und loyale Mitarbeiter zu gewinnen, benötigen Arbeitgeber ein wissenschaftlich validiertes Verfahren. KODE® hilft dabei, Kompetenzen zu analysieren, diese zu visualisieren und vergleichbar zu machen.

Kompetenzbasiertes Recruiting ist eine nachhaltige Strategie, um dem Fachkräftemangel zu begegnen, Arbeitnehmer langfristig an das Unternehmen zu binden und die Diversität der Belegschaft zu verbessern. Nutzen Sie das enorme Potenzial und lassen Sie sich kostenfrei von uns beraten.